Nieuw besturingsmodel voor meer aandacht en nabijheid
 Jilka van Drongelen, divisiemanager Samen in de wijk:
“Ons nieuwe besturingsmodel kreeg in 2022 vorm. Eén van de doelen is om de afstand tussen het management en de werkvloer te verkleinen. Aandacht en nabijheid is nodig. Om te zorgen dat de teams dat ook ervaren, zijn er meer managers en meer zorgcoördinatoren aangesteld. Verbinding en eigenaarschap is wat zij brengen. De zorgcoördinatoren werken op inhoud. Zij staan dichtbij het team in de dagelijkse uitvoering van het werk. Deze zorgcoördinatoren, die ook echt fysiek aanwezig zijn, zijn van groot belang voor de medewerkers. Zij helpen om de ondersteuningsplannen voor de cliënten op een goede manier uit te voeren. De managers spelen een belangrijke rol op het personele vlak, met aandacht voor de mensen, het verzuim en verloop. Doordat de managers minder mensen onder zich hebben, kunnen zij er intensiever zijn voor iedereen. Per 1 maart 2023 is het nieuwe besturingsmodel praktisch van start. Alle clustermanagers doorlopen een intensief inwerkprogramma waarbij zij inzicht krijgen in de expertise vanuit bijvoorbeeld HR en financiën. Later in 2023 volgt ook een traject rondom leiderschap. Dat maakt dat zij een goede basis meekrijgen om op alle vlakken te zien wat er nodig is.”

 

Zelfstandige teams
Kwaliteit wordt ‘gemaakt’ in de directe relatie tussen bewoner/cliënt enerzijds en team, begeleider anderzijds. Daarom willen we dat de teams zoveel mogelijk ruimte krijgen voor hun eigen vakmanschap. Om daarvoor de goede context te creëren, hebben we het organisatiemodel in 2021 opnieuw ingericht. Uit een eerste tussenevaluatie daarvan kwam een breed palet aan bevindingen, waarnemingen en belevingen naar voren met betrekking tot zowel de (zorg)inhoud als de organisatie van het werk. In het kort kwamen die erop neer dat het organisatiemodel nog onvoldoende ondersteuning gaf aan bijvoorbeeld expertiseontwikkeling. De gerichtheid was nog te veel op zelfstandigheid van teams op de stafdomeinen in plaats van op vakmanschap in (zorg)inhoud. Ook bleek de span of attention van de RVE-managers nog steeds te groot waardoor de teams een gebrek aan nabijheid ervaren. Daarom is in 2022 opnieuw een ingreep in het organisatiemodel voorbereid die per 2023 ingevoerd is.

We blijven vertrekken vanuit de bewoner/cliënt. De RVE’s zijn herverdeeld in kleinere clusters uitgaande van doelgroepen en zorgprogramma’s. Hierdoor kunnen teams zich gerichter specialiseren in de zorgvragen van hun cliënten. Lees hierover meer onder ‘Samen werken aan kwaliteit’. Met de inzet van meer managers en een scheiding tussen strategisch en tactisch/operationeel management kan het management meer nabijheid aan teams geven. Hierdoor kunnen zij de teams beter ondersteunen in de uitvoering van hun werk. Ook de eerste begeleider heeft een scherpere rol gekregen. Hij/zij heeft een duidelijke verantwoordelijkheid op de zorginhoud, werkt mee in het reguliere rooster én coacht het team op zorginhoud. Deze bijstelling in het organisatiemodel moet enerzijds een effect geven op het kerndoel ‘goed leven voor de bewoners/cliënten’ en anderzijds bijdragen aan het kerndoel ‘trotse medewerkers’ die ruimte krijgen voor hun vakmanschap en die die ruimte op een zelfstandige en professionele manier invullen.

In praktische zin ondersteunen we de teams met een Servicepunt waarbij ze voor alle dagdagelijkse niet zorginhoudelijke vragen terecht kunnen zodat er zoveel mogelijk aandacht en tijd van de teams uit kan gaan naar hun kerntaak: ondersteuning, zorg en behandeling.

Nieuwe medewerkers
In 2022 hebben we verder gewerkt aan het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. De onboardingsapp is inmiddels goed in gebruik. Ook de kennismakingsbijeenkomsten voor nieuwe medewerkers zijn nieuw leven ingeblazen. Nu willen we verder werken aan het stroomlijnen van de onboardings- en inwerkingsprocessen. We gaan daarbij ook expliciet aandacht geven aan de ondersteuning van teams bij een zo goed mogelijke invulling van de inwerkperiode van nieuwe collega’s.

Samen sturen op Kwaliteit en Veiligheid
Tragel streeft naar zelfstandige teams die bewust bezig zijn met de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning die zij bieden. Van hieruit is de visie ‘Samen sturen op kwaliteit en veiligheid’ ontstaan. Het (methodisch) werken volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) staat hierin centraal. De PDCA-cyclus geeft het principe weer van continue verbetering. Met dit principe wordt aangegeven dat voor het bereiken van een hogere kwaliteit een continue cyclus op gang moet worden gebracht van het plannen van acties, het ten uitvoer brengen van geplande acties, het checken of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals was beoogd, en het bijsturen of bijstellen van de uitvoering of plannen naar aanleiding van de checkresultaten.

Gedurende 2022 is gewerkt aan een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) voor Tragel. Het ‘waarom’ van de organisatie staat centraal. Tragel-breed zijn gesprekken gevoerd om in kaart te brengen hoe wij werken en dit in een proces zichtbaar te maken. Hieruit zijn acties naar voren gekomen om te kunnen voldoen aan de ISO-normen en de kwaliteitskaders.

Met behulp van het KMS werken we samen aan continue verbetering door rekening te houden met de eisen en wensen van bewoners/cliënten en andere relevante belanghebbenden (gebaseerd op het onderzoeken van de tevredenheid), alle geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op de zorg, begeleiding en ondersteuning van de organisatie, de context van de organisatie (met de kansen en bedreigingen die er voor de organisatie zijn), resultaten uit interne en externe audits en onze jaarlijkse kwaliteitsdoelstellingen.

In 2023 zal Tragel het KMS verder invoeren in de organisatie om te kunnen gebruiken bij audits, maar ook door de teams zelf om te kunnen reflecteren of zij de goede dingen doen en waarom zij deze dingen doen. De processen zijn op hoofdlijnen en laten ons zien waar er ruimte is voor vakmanschap. Het KMS helpt ons om te leren verbeteren en risicogericht te werken.

Om te weten of we de dingen goed doen, wordt TriasWeb8 verder ingericht met meer informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning. Nadat we met de PRI (Prospectieve risicoanalyse per bewoner/cliënt) en de RI&E informatie ophalen over de risico’s en hiermee vooruit kunnen kijken om incidenten te kunnen voorkomen, zijn we in 2022 TriasWeb ook gaan gebruiken om incidenten te registreren. Dit biedt informatie over hoe een incident heeft kunnen gebeuren en kijken we terug om van incidenten te kunnen leren. In de toekomst zullen we ook de auditrapportages beschikbaar stellen via TriasWeb. In 2022 is nog gestart met het nieuwe cliëntervaringsonderzoek ‘Dit vind ik ervan!’, wat op langere termijn ook belangrijke informatie biedt om de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning te kunnen verbeteren.

Allereerst gaan begeleiders op cliëntniveau aan de slag met de onderzoekende dialoog om samen vast te stellen wat de bewoner/cliënt belangrijk vindt in de zorg en ondersteuning, waarover hij/zij (on)tevreden is en eventueel een verandering zou willen hebben. Hier ontstaat de kwaliteit en veiligheid in de relatie tussen bewoner/cliënt en begeleider. Begeleiders worden hierin getraind en gestimuleerd om met elkaar te reflecteren op die onderzoekende dialoog. De meerwaarde voor de bewoner/cliënt wordt meteen zichtbaar door een kwaliteitsverbetering van het zorgplan of de afspraken in het zorgplan. ‘Dit vind ik ervan!’ helpt de zorg en ondersteuning zo goed mogelijk aan te passen aan de ervaringen van bewoners/cliënten.

Op teamniveau kan gereflecteerd worden op de informatie die over meerdere bewoners/cliënten is verzameld, wat aanleiding kan zijn voor verbeteracties in de zorg en ondersteuning. Deze passen in het kwaliteitsplan per team, waarvoor we de verbeteracties in TriasWeb kunnen opnemen en monitoren. De verschillende informatiebronnen kunnen in samenhang gebruikt worden en zo wordt TriasWeb het systeem waarmee teams ondersteund worden om te leren en verbeteren op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Het begin is gemaakt en dit ontwikkelen we steeds verder. Op organisatieniveau gaan we TriasWeb ook gebruiken voor verbeteracties en krijgen we inzicht in de voortgang van teams op het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid en wat zij hierin van de organisatie nodig hebben. Naast TriasWeb willen we de teams verder op maat ondersteunen om met elkaar in gesprek te blijven over de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning.

8Triasweb: één systeem voor alle informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning; enerzijds om de zelfstandige teams te ondersteunen in een eigen kwaliteitsplan en anderzijds om kwaliteitsverbeteringen te kunnen borgen