Onvrijwillige zorg

In 2021 is prioriteit gegeven aan de juiste registratie/vastlegging (administratie) van onvrijwillige zorg in het elektronisch cliënten dossier (ECD). Het systeem ONS is nog volop in ontwikkeling om beter aan te kunnen sluiten bij de procedures van de Wet zorg en dwang (Wzd). Dit betekent dat we in dit kwaliteitsrapport geen betrouwbaar beeld kunnen geven op basis van cijfers. Voor de Inspectie levert Tragel wel al cijfers aan, ook al zijn ze nog niet volledig. We vragen advies aan de CVR (Centrale Vertegenwoordigersraad) over wat we signaleren tijdens de invoering van de Wzd bij Tragel en welke aanpassingen we willen nemen. Hiernaast bespreken we met elkaar welke maatregelen we nemen om onvrijwillige zorg terug te dringen. Hieronder valt ook de inzet van de cliëntvertrouwenspersoon Wzd, die bijdraagt aan het beschermen van de belangen van de bewoner/cliënt.

Welke aanpassingen gaan we doen?
Wanneer in een zorgplan onvrijwillige zorg wordt opgenomen, treedt het Wzd-stappenplan in werking. We constateren dat de (wettelijke) termijnen voor evaluatie onvoldoende worden gehaald. Per stap wordt een MDO1verwacht waarin de onvrijwillige zorg met elkaar wordt besproken om te bekijken of er (vrijwillige) alternatieven zijn om de onvrijwillige zorg af te bouwen. In de praktijk lukt het niet altijd om het extra MDO (buitenom het zorgplanproces) te organiseren. In deze situaties stellen we tijdelijk voor om op regelmatige basis een overleg te organiseren met alle betrokken zorgverleners van de locatie, waarin zij de cliënten met onvrijwillige zorg kunnen bespreken. Voor de MDO-cyclus volgens het Wzd-stappenplan is een checklist opgesteld, waarin is aangegeven wat er per MDO besproken moet worden. De zorgverantwoordelijke stemt dit vervolgens af met de bewoner/cliënt en/of vertegenwoordiger. Wanneer na 1 ¼ jaar de onvrijwillige zorg nog niet is afgebouwd, ook niet na extern/onafhankelijk advies, dan wordt deze besproken in de reguliere zorgplancyclus (elk half jaar, zie het Wzd-stappenplan voor de betrokkenen).

Wanneer er sprake is van een achterstand in de administratie van de onvrijwillige zorg in het zorgplan, wordt voorgesteld om een beroep te doen op de persoonlijk begeleider (contactpersoon van bewoner/cliënt). De verantwoordelijkheid voor een actueel zorgplan blijft bij de zorgverantwoordelijke, maar hij/zij kan hierin wel geholpen worden.

We vragen ons af of alle onvrijwillige zorg binnen Tragel wel wordt geregistreerd. Daarom zijn vanaf 2022 drie Wzd-coaches actief om locaties te bezoeken en het bewustzijn van onvrijwillige zorg te vergroten bij de begeleiding. Hiernaast kunnen de zorgteams aan de slag met de huisregels (na instemming van de CVR met de huisregels in het vierder kwartaal van 2021), waarin geen individuele onvrijwillige zorg mag staan. Dit levert een check op wanneer onvrijwillige zorg wel wordt toegepast en dit nog niet in de individuele zorgplannen is opgenomen.

1MDO: Multidisciplinair overleg

Welke maatregelen nemen we om onvrijwillige zorg terug te dringen?
Het is van belang wanneer de Wzd-functionaris zowel herkend als erkend wordt. De Wzd-functionaris geeft aan dat het voor een goede beoordeling van de onvrijwillige zorg, het wenselijk is om ook kennis te hebben van de vrijwillige maatregelen en de huisregels. Dit maakt het beeld compleet onder de visie ‘Leven in vrijheid’. Daarom wordt de Wzd-functionaris niet alleen betrokken volgens het Wzd-stappenplan, maar wordt ook op de hoogte gebracht wanneer er voor een bewoner/cliënt op vrijwillige basis een camera wordt aangevraagd. Immers: wordt hier het juiste gesprek gevoerd met de bewoner/cliënt en/of vertegenwoordiger, wanneer we bedenken dat dit de vrijheid van de bewoner/cliënt erg beperkt door inbreuk te doen op zijn/haar privacy. In de afweging voor onvrijwillige zorg is de Wzd-functionaris ook beschikbaar om mee te denken. Wellicht kunnen we nog meer gebruik maken van zorgtechnologie, wanneer deze aansluit op de behoefte van de bewoner/cliënt. Een duidelijke visie op zorgtechnologie is dan van belang (lees hiervoor verder onder Samen werken aan kwaliteit: Innovatie).

Vanaf het vierde kwartaal van 2021 kan er bij Tragel een extern advies aangevraagd worden voor de afbouw van onvrijwillige zorg. Wanneer dit niet lukt, kunnen we stellen dat dit de goede zorg voor de bewoner/cliënt wordt.

Ondersteuning van de teams bij de Wzd
Waar in de jaren 2020 en 2021 wellicht de focus lag op de randvoorwaarden rondom de Wzd, is het van belang om deze te verleggen naar de praktijksituaties en daarover met elkaar in gesprek te gaan. De visie ‘Leven in vrijheid’ is leidend en onvrijwillige zorg wordt dan ook alleen toegepast als laatste redmiddel (nee, tenzij…). Onvrijwillige zorg moet onderdeel kunnen uitmaken van goede zorg, zeker na 1 ¼ jaar wanneer het niet gelukt is om onvrijwillige zorg af te bouwen. Om de teams en zorgverantwoordelijken daarbij te ondersteunen, zijn drie Wzd-coaches beschikbaar vanaf 2022. Zij willen graag hun kennis over de Wzd binnen Tragel delen en in de praktijk een bijdrage leveren aan het opvolgen van het Wzd-stappenplan en een juiste registratie van de onvrijwillige zorg in het ECD.

De Academische Werkplaats leven met een Verstandelijke Beperking (AWVB) van Tranzo (UvT) ontwikkelt het Wegingskader, een praktisch (online) hulpmiddel om de afweging voor onvrijwillige zorg te kunnen maken door het cliëntperspectief voorop te zetten. Dit helpt bij het terugdringen van onvrijwillige zorg. Drie locaties van Tragel nemen deel aan het onderzoek (locaties Hofplein 3-5, Kapelledreef 15 en Eeckenstein) naar het gebruik en de ervaringen met het Wegingskader; tegelijkertijd worden zij door de Wzd-coaches ondersteund in het gebruik van het Wegingskader. In samenwerking met de Wzd-coaches en gedragsdeskundigen bekijken we of het Wegingskader in 2022 nog meer toegepast kan worden binnen Tragel. De driehoeken (eerste begeleider, de gedragsdeskundige en de zorgmanager) hebben een belangrijke rol om de teams hierin te begeleiden.

De scholing over de Wzd is voortgezet in 2021, al is hierin wel achterstand door de Corona-pandemie.

Wzd-commissie
De signalen uit de praktijk en de onvrijwillige zorg die in het ECD (systeem ONS) wordt vastgelegd/geregistreerd, worden besproken in de Wzd-commissie. Hiernaast zal de Wzd-commissie de toets op de huisregels per locatie uitvoeren. Conclusies en bijzonderheden uit de Wzd-commissie worden gedeeld met de (desbetreffende) driehoek(en), zodat zij de teams hierop kunnen aansturen. Er wordt gezamenlijk bepaald welke inzet van de Wzd-coaches waar nodig is. In 2022 komt er nog meer aandacht voor de mogelijkheid dat foutief toegepaste onvrijwillige zorg binnen Tragel gemeld kan worden.

Inzet CVP Wzd
Voor bewoners/cliënten en vertegenwoordigers heeft Tragel een brochure ontwikkeld met informatie over de Wzd. In deze brochure wordt in eenvoudige taal en met behulp van pictogrammen de Wzd en de rol van de cliëntvertrouwenspersoon (CVP) Wzd toegelicht. Hiermee wordt bijgedragen aan een laagdrempelige toegang van de CVP Wzd. Eerder waren de locaties al op de hoogte gebracht: de woningen en dagbestedingslocaties hebben flyers en een poster ontvangen met de contactgegevens van de CVP Wzd. In de brief naar de begeleiders is de rol van deze CVP toegelicht en is gevraagd of zij de bewoners/cliënten en vertegenwoordigers willen wijzen op de CVP Wzd voor ondersteuning bij vragen of problemen rondom zorg waar ze het niet mee eens zijn. De vertegenwoordigers zijn geïnformeerd dat de flyer op de locatie beschikbaar is. In de checklist voor de MDO-cyclus volgens het Wzd-stappenplan is de verplichting opgenomen om bewoners/cliënten en/of vertegenwoordigers actief te informeren over de ondersteuning door de CVP Wzd. De afhankelijke positie van bewoner/cliënt en vertegenwoordiger en het recht van de bewoner/cliënt op ondersteuning door een CVP Wzd, is in de vakgroep van gedragsdeskundigen besproken door de CVP Wzd zelf.

Alle functionarissen binnen de klachtopvang en vertrouwenswerk hebben hun werkwijze geëvalueerd en er is geen behoefte om nieuwe samenwerkingsafspraken te maken. Bewoners/cliënten kunnen bij de verschillende functionarissen terecht en worden verwezen indien nodig.

 Een team over onvrijwillige zorg:

“Er worden zo weinig mogelijk beperkingen opgelegd binnen de woning. Als dit wel noodzakelijk is (bijvoorbeeld voor de gezondheid van de cliënt) dan worden deze iedere keer goed geëvalueerd binnen het team en wordt er naar alternatieven gezocht. De bewoner krijgt zoveel als mogelijk keuzes aangeboden.”

RI&E

De Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) is een belangrijk hulpmiddel om de risico’s in kaart te brengen. Vanuit deze risico’s formuleren de teams acties waarmee de arbeidsomstandigheden verbeterd worden. Denk aan verbeteracties op het gebied van werkdruk en fysieke belasting. In het eerste kwartaal van 2021 zijn alle trainingen voor de eerste begeleiders (als contactpersonen voor Kwaliteit en Veiligheid) afgerond. In deze training hebben zij geleerd hoe ze in het systeem Triasweb2 een plan van aanpak moeten maken. In het tweede kwartaal van 2021 is het risicoprofiel van de organisatie inzichtelijk gemaakt. Voor het begin van 2022 is een ondersteuningsplan opgezet om gezamenlijk de RI&E op orde te krijgen en deze tevens in het eerste kwartaal van 2022 te laten toetsen zoals de wet voorschrijft.

Teams over de RI&E:

Verschillende teams geven aan dat teambuildingsactiviteiten en aandacht voor communicatie hen zou kunnen helpen om het werk leuker, veiliger en beter vol te houden te maken.

 

2Triasweb: één systeem voor alle informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning; enerzijds om de zelfstandige teams te ondersteunen in een eigen kwaliteitsplan en anderzijds om kwaliteitsverbeteringen te kunnen borgen 

Incidenten

In 2021 zijn er 4.548 incidenten gemeld in het Meldplein van Tragel. Dit aantal ligt hoger dan in 2020 (4.466) en in 2019 (4.538). Ruim de helft van de incidenten (52%) ontstaat door agressie van de bewoner/cliënt (verbaal/fysiek, gericht op zichzelf uitgezonderd). In 2021 hebben meer incidenten met medicatie plaatsgevonden, vergeleken met 2020: van 996 meldingen naar 1.110 meldingen (waarvan geen enkel incident met langdurig letsel/ziekenhuisopname). Het hogere aantal meldingen zou veroorzaakt kunnen worden door een betere bewustwording omtrent incidenten onder personeel, leidend tot een hogere meldingsbereidheid.

Met het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) wordt het proces voor signaleren, melden, bespreken en opvolgen van incidenten (waaronder ook calamiteiten) herzien. Lees verder onder Samen werken aan ontwikkeling: Samen sturen op Kwaliteit en Veiligheid. Vanwege de ontvlechting van de Carante Groep in 2022 komt het huidige meldsysteem te vervallen. Het systeem Triasweb3 wordt verder ingericht om incidenten te kunnen melden. Dit past bij de visie om te leren van incidenten, al is dit nog niet zo vanzelfsprekend. Bij de invoering van het nieuwe melden moet dan ook rekening gehouden worden met de cultuur binnen Tragel. Immers, het doel is om incidenten te kunnen voorkomen en te achterhalen wat een team hierin zelf kan doen. In 2021 is binnen Tragel een (multidisciplinaire) onderzoekscommissie samengesteld voor incidenten waarbij uitgebreider onderzoek nodig is. Ook hier is het van belang dat medewerkers meegenomen worden in het leerproces van de organisatie en we niet op zoek zijn naar een schuldige van het incident.

Teams over incidenten:

Teams geven aan dat zij het belangrijk vinden om te kunnen leren van incidenten. Dit pakken zij nu op door gemelde incidenten te bespreken binnen het team en waar nodig hulp (van bijvoorbeeld het expertisecentrum) in te roepen van anderen.

3Triasweb: één systeem voor alle informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg en ondersteuning; enerzijds om de zelfstandige teams te ondersteunen in een eigen kwaliteitsplan en anderzijds om kwaliteitsverbeteringen te kunnen borgen 

 

Privacy – digitale veiligheid

Met een toenemend gebruik van technologie is het van groot belang dat medewerkers zich bewust zijn van digitale veiligheid. Niet alleen van de bewoners/cliënten, maar ook voor zichzelf en de collega’s. Om die reden heeft Tragel een privacy-waaier gemaakt. Deze waaier helpt bij het zoeken van informatie op het gebied van privacy.

Gedurende 2021 is op verschillende manieren aandacht gevraagd voor privacy en informatiebeveiliging. Denk aan een quiz en opruimactie met een taart als prijs voor medewerkers. Daarnaast was de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Carante Groep aangesloten bij het bewoners- en cliëntenplatform van Tragel om te praten over privacy. Daaruit blijkt dat de rechten van bewoners/cliënten onvoldoende bekend zijn.

Er is in 2021 een onderzoek gedaan naar aanleiding van een cyberaanval bij Carante Groep. Tragel heeft meegewerkt aan dit onderzoek waarbij Governance, Preventie, Detectie en Respons centraal stonden. Dit gaat o.a. over beleidsafspraken, bewustwording, melden van datalekken en hoe we daarmee omgaan. Bij zorgorganisaties zijn grofweg drie niveaus van volwassenheid te onderscheiden. Tragel bevindt zich gemiddeld gezien in de middelste groep. Het is belangrijk om blijvend aandacht te houden voor digitale veiligheid. Zeker bij de ontvlechting van Carante Groep in 2022 en wanneer medewerkers een nieuwe digitale werkplek krijgen.

Eind 2021 hebben de contactpersonen Kwaliteit en Veiligheid een privacy-training gevolgd. Als vervolg hierop willen we in 2022 de dialoog in teams stimuleren. Hiervoor kan de privacy-waaier in combinatie met privacysets gebruikt worden. Privacysets bestaan uit verschillende werkvormen om de dialoog over privacy aan te gaan. Het gaat over het inzien van dossiers, rondslingerende informatie, bewaartermijnen.